100 consigli per risparmiare tempo e aumentare la produttività
❍ Perché dovreste voler guadagnare tempo?
❍ Lasciate stare la palestra e passate all’H.I.I.T. (High Intensity Interval Training) a casa vostra
❍ Sfruttate i momenti migliori della giornata
❍ Registrate i vostri programmi preferiti con un registratore digitale
❍ Pagate per acquistare tempo per voi
❍ Tenete delle registrazioni del tempo giornaliero dedicato alle vostre attività essenziali
❍ Annotate con cura gli orari meno affollati di supermercati, negozi, banche, del vostro medico
❍ Sostituite ai divertimenti time expensive i divertimenti time saving oppure utili
❍ Utilizzate un timer da cucina
❍ Un oggetto vi deve passare tra le mani una volta sola
❍ Pianificate il giorno successivo
❍ Fate un abbonamento ad internet
❍ La tirchieria: una abitudine che fa a pugni con il risparmio del tempo
❍ Tenete in tasca una lista delle cose da fare nei prossimi giorni
❍ Anche i vostri divertimenti vanno pianificati accuratamente
❍ Pianificate efficientemente le vostre prossime tre ore
❍ Agire proficuamente o dormire: niente opzioni intermedie
❍ Fate un elenco dei “fornitori”
❍ Preferite il telefono alle mail quando è più efficiente
❍ Uno spazio fisico adeguato per organizzare i vostri documenti
❍ Preparate e fate la sera tuttl ciò che altrimenti dovreste cercare, preparare e fare la mattina
❍ Non curiosate oziosamente nella vostra MailBox o su internet
❍ Utilizzate l’aiuto dei vicini. Chiedete loro di ricevere i pacchi inviati per corriere espresso
❍ Utilizzate il sistema delle liste
❍ Decuplicate la produttività di Office scrivendo quattro macro strategiche in codice VBA
❍ Se potete permettervelo, evitate come la peste di cucinare: fate cucinare agli altri per voi
❍ Assumete un maggiordomo. O almeno una colf.
❍ Perché dovreste voler guadagnare tempo?
Guadagnare tempo, come nei manuali americani del tipo Risparmiate tre ore al giorno? Non è una roba da fissati? Non ci dicono forse che il segreto della longevità è una vita meno stressante? Che la nostra società sta accelerando troppo, e che in realtà dovrebbe decelerare?
Le risposte a queste obiezioni sono molteplici.
● Nessun essere umano è eguale all’altro. Ci sono i “lenti”, che evitano lo stress agendo in modo flemmatico e posato, e per i quali il tempo della televisione o della chiacchierata giornaliera è tempo ben speso, e ci sono i “veloci”, che pensano che la vita abbia troppo da offrire o che gli obiettivi che si prefiggono siano troppo ambiziosi per potersi permettere di poltrire. Ognuno è libero di adottare lo stile di vita che preferisce, e chi vuole ottimizzare il suo tempo perché trae soddisfazione da questo non va guardato male.
● In un tempo di competizione feroce come il nostro, in cui trovare un lavoro o primeggiare in una professione è così difficoltoso, si ha bisogno di sempre maggiore tempo. Ne sanno qualcosa gli americani, che negli ultimi dieci anni, hanno perso sessanta minuti di sonno giornaliero. Una gestione ottimizzata del tempo probabilmente avrebbe impedito di sottrarre un’ora di salute alla propria vita.
● Ci sono attività che richiedono un ammontare di tempo eccezionalmente alto, perr cui occorre “gettare zavorra”: una di queste attività tipiche è lo studio universitario. Che vi piaccia o no, per uno studente universitario dotato di sufficiente intelligenza, avere ad un esame un punteggio di 25, 27 o 30 e lode è direttamente proporzionale al tempo investito.
Un altro caso è quello dei concorsi per il posto di lavoro. La concorrenza è così accanita che occorre investire nella preparazione tutto il tempo disponibile – e anche di più.
● O forse semplicemente necessitate di tempo per la vostra vita sociale o i vostri hobby: che siate un manager, una casalinga con tre figli o uno studente liceale che vuole aver tempo di svolgere una attività sportiva o un hobby, potreste aver bisogno di eliminare “tempo inutile”.
● Il tempo è una risorsa preziosa per acquisire informazioni. Questa è un’epoca di aggiornamennto permanente, di riqualificazione professionale, di accumulo di titoli riichiesti perr averre promozioni e valutazioni positive. Questa è anche un’epoca, che lo vogliate o no, in cui non leggere libri è pericoloso. Per il vostro medico, impiegare 15 minuti per visitarvi e scrivere la ricetta, vuol dire 400 euro l’ora, mentre stare mezz’ora a spiegarvi il corretto comportamento alimentare, i principi di igiene ecc. vuol dire dimezzare il propriio reddito. Un esempio? Raramente i dentisti avvisano il cliente che è affettto da bruxismo, un disturbo preoccupante per i suoi effetti: le cuspidi dentali del ragazzino verrranno disttrutte prima dei trennt’annni. Semplicemennte il vostro dentista non ha tempo. Siete voi che dovete documentarvi.
● Nessuno dice che queste strategie debbano diventare il vostro comportamento standard, ma averle implementate almeno una volta vi darà una marcia in più nelle situazioni in cui avete bisogno di tutto il tempo disponibile.
● Non tutti gli uomini gradiscono svolgere le faccende domestiche, cucinare, rigovernare, fare la spesa, lavare, stirare, riordinare eccetera eccetera. E certamente non con i tempi delle casalinghe, che la mattina alle nove sono tutte affacciate al balcone e iniziano il rituale del battipanni, e terminano non di rado ben dopo il tramonto. Quando un maschio adulto lascia la famiglia si trova privato di un sacco di servizi che prima gli svolgevano i suoi adorati genitori, senza il cui prezioso aiuto la sua vita sociale e professionale rischia di andare a picco, a meno di non imparare in fretta una quantità di trucchi salva-tempo.
❍ Lasciate stare la palestra e passate all’H.I.I.T.
“Non ho tempo per fare esercizio fisico”. L’abbiamo detto tutti, in un momento o in un altro. La mancanza di tempo è la ragione numero uno per cui gli uomini, in tutte le interviste, dichiarano per la mancanza di esercizio fisico.
Il tempo è la merce più preziosa per un uomo, di questi tempi, perché ha così poco “tempo libero” per fare ciò che vuole. Senza dubbio, anche voi lavorerete 50-60 ore la settimana (ormai divenuto un tempo standard nelle organizzazioni private o tra i quadri medio-alti). Avete bisogno di fare acquisti di cibo e di lavare la vostra biancheria. Potreste avere una famiglia e una intensa vita sociale. Investimenti da monitorare. Attività di volontariato. Potreste avere un genitore anziano che, anche se non bisognoso di attenzioni continue, vi chiede di quando in quando di fare riparazioni o commissioni. E ci sono internet e WhatsApp, con tweets da postare ed email a cui rispondere. Quando mai potrete trovare il tempo di andare in palestra tre o quattro volte la settimana?
Il fatto è che non ne avete bisogno. Non avete bisogno di un’ora al giorno per diventare e rimanere in forma. Non avete neanche bisogno di mezz’ora, se vi esercitate strategicamente. Tutto ciò di cui avete bisogno per costruire il corpo che volete sono quindici minuti. Secondo un recente studio pubblicato sul European Journal of Applied Physiology, 15 minuti di esercizi di resistenza sono risultati efficaci quanto 35 minuti per elevare il metabolismo basale fino a 72 ore dopo l’esercizio. Questo significa che potete bruciare calorie e costruire muscoli in metà del tempo che pensavate possibile. La verità è che avete una probabilità molto più alta di dimagrire con questi esercizi veloci di resistenza che con lunghe sessioni di palestra.
Oggi esistono programmi superveloci di fitness, come ad esempio quelli illustrati in The Men’s Health Big Book of 15 Minutew Workout, composti interamente da sessioni di 15 minuti al giorno. Il fatto che qui si parli di dimezzare (almeno) il tempo che dedicavate ai vostri esercizi, non significa che voi facciate esercizi meno efficaci. Molti di questi esercizi sono concepiti secondo circuiti che accorciano il tempo di esecuzione. Con essi voi attivate altrettante fibre muscolari – e forse di più – e lo ottenete molto più velocemente, senza tempi morti, il che vuol anche dire che aggiungete una componente aerobica a quella di rafforzamento. Ogni secondo di esercizi varrà un po’ di più di quanto valeva. Invece di esercitarvi più a lungo, vi esercitate in modo più intelligente e veloce, in modo da poter vivere anche il resto della vostra vita.
Non vi annoierete minimamente, perché ci sono moltissimi esercizi da provare. Troverete esercizi total body che utilizzano bilancieri, manubri, sacchi di sabbia, perfino corde elastiche. Non avete equipaggiamento? Potete scegliere tra dozzine di esercizi metabolici che utilizzano solo il peso del vostro corpo. Ci sono esercizi mirati per determinate parti del corpo. Potrete trovare il programma più adeguato per il vostro tipo di fisico e il training ad alta intensità spinge più velocemente il vostro metabolismo e lo mantiene elevato per ore, in modo che bruciate calorie anche molto dopo che vi siete fatti la doccia. Questi esercizi, malgrado il limitato tempo da cui sono caratterizzati, grazie all’intensità dello sforzo che viene richiesto, aumenteranno la vostra massa muscolare in modo significativo, il che, secondo gli studi medici, apporta numerosi vantaggi alla salute.
Gli studi scientifici più recenti sono categorici: non è macinando ore sul tapis roulant o sull’attrezzo ellittico che potete perdere chili suuperflui. E’ lavorando più duro, non più a lungo. Annche i ciclisti sanno che gli allenamennti moderrni non consistono di centinaia di chilometri, ma di scatti prolungati alternnati a brevi riprese.
Un altro granndissimo vantaggio degli esercizi ginnici brevi: riusccirete a farli, mentre quelli prolungati vi provochheranno alla lunga una reazione di rigetto. Uno studio nell’International Journal of Sports Medicine ha riscontrato che coloro che volevano perdere peso con gli esercizi avevano molte più probabilità di mantenersi fedeli al piano programmato se la durata degli esercizi veniva accorciata a quindici minuti. Il che ha senso: chi è che non può trovare quindici minuti? Quindici minuti per qualcosa di così importante per la vostra salute è senz’altro fattibile.
Uno studio pubblicato sull’International Journal of Sports Nutrition and Exercise ha monitorato gli effetti dell’attività di soggetti che facevano 45 minuti di moderato esercizio cardio cinque giornni a settimana, e dopo 12 setttimane non ha trovato alcun cambiamento nella loro composizione corporea rispettto a persone che passanno il loro tempo sul divano a guardare la televisione
In libri come quello citato, di Men’s Health, è esposto un programma di ginnastica con i pesi che impegna solo quindici minuti al giorno, e produce i seguenti benefici:
● Mantiene i muscoli tonici, soprattutto quelli della schiena
● Fa perdere più grasso di quanto non si sospetti in così poco tempo (recenti studi confermano questo dato)
● Modella la vostra figura
● Aumenta la vostra energia giornaliera invece di prosciugarla con interminabili sedute di nuoto o di corsa.
● Aumenta il ritmo a cui le calorie vengono bruciate – rispetto ad una persona sedentaria – fino a 24 ore dopo che avete terminato gli esercizi.
● Costituisce un ottimo esercizio “cardio”: sempre più studi clinici mostrano che una serie di esercizi come quella qui illustrata (conosciuti come “high-intensity interval training” o “H.I.I.T.”) sono superiori persino a 60-90 minuti di cardio-fitness tradizionale nel migliorare la funzione cardiovascolare, la reattività dei tessuti all’insulina, e per bruciare calorie.
Gli esercizi H.I.I.T. aumentano l’acido lattico prodotto dal muscolo, e questo può far aumentare anche del 530% il rilascio dell’ormone della crescita, che incrementa il metabolismo, brucia il grasso e fa aumentare la massa muscolare. Ricercatori norvegesi hanno riscontrato che l’”interval training” (attività molto intense di 8-30 secondi intervallate con 12-45 secondi di ripresa) aumenta e modella i muscoli più rapidamente, riduce la pressione, tiene sotto controllo la glicemia e migliora il colesterolo in modo più efficiente rispetto ai tradizionali esercizi protratti di intensità costante.
In media, attualmente gli americani trascorrono 7 ore al mese su Facebook. Il che significa 105 minuti a settimana, e cioè quindici minuti al giorno: quelli che potreste occupare con una serie completa di esercizi per il vostro fisico, ma che non riuscite mai a trovare. Se non riuscite a bandire completamente Facebook dalla vostra vita, limitatevi a due sessioni al giorno, una prima del caffè mattutino, e la sera. Poi scollegatevi e rimanete scollegati.
Una volta che comincerete a praticarla, imparerete ad apprezzare questa abitudine. La prossima volta che qualcuno (non il vostro Grande Capo) vi chiede di fare qualcosa che non volete o non avete necessità di fare, rispondete “mi dispace, proprio non posso”, e sentirete la libertà e il tempo libero che vi inondano.
❍ Sfruttate i momenti migliori della giornata
Noi tutti abbiamo certi periodi del giorno quando siamo più concentrati e produttivi. Programmate i vostri compiti più impegnativi per svolgerli in quei periodi (per molti il momento più produttivo è il mattino, verso le nove). Se invece dilazionerete, finirete di svolgere un compito impegnativo in un momento di fiacca e, oltre ad essere molto sgradevole, questo vi impedirà di sfruttare l’occasione di svolgere il compito più velocemente ed efficientemente.
La gente va fiera di essere “multitasking”, ma cercare di fare troppe cose contemporaneamente fa sì che non ne completiamo realmente nessuna. Sedetevi e leggete la vostra lista di cose da fare. Scegliete una voce dell’elenco e fate quella e solo quella. E fatela velocemente. Sarete sorpresi come un compito possa essere svolto velocemente quando gli dedicate tutta l’energia e l’attenzione.
❍ Registrate i vostri programmi preferiti in modo da poter eliminare la pubblicità e le parti noiose
Un tipico show televisivo di un’ora è costituito da solo 40-42 minuti di reale contenuto – il resto è pubblicità. Se guardate due show perdete ben 40-42 minuti che avreste potuto spendere altrimenti. Considerate poi che tutti gli spettacoli o film hanno momenti di lentezza che siete costretti a sorbirvi. Vale la pena investire in un registratore digitale, in modo da poter saltare le parti che non volete guardare. In tal modo guadagnerete ore settimanali (e in un anno giorni) da poter dedicare ad altre attività.
E’ davvero così importante che i coprimozzo della vostra auto siano senza una macchiolina? Smettetela di perdere tempo prezioso con i prodotti per auto, alla ricerca della minima imperfezione da spazzar via dai sedili. Mirate a ciò che è adeguato e lasciate stare ciò che è esagerato.
E’ facile sprecare delle ore per decidere quale sistema home stereo sceglierre o quale marca di scarpe sia la migliore. (è chiamata paralisi da analisi). Ad un cerrto punto dovrette smettterla di traccheggiare e andare avanti. Stabilite un limite di tempo, diciamo 45 minuti per confrontare i prodotti, valutare i pro e i contro, poi prendete la vostra deccisione e procedete.
❍ Pagate per acquistare tempo per voi
Potete acquistare un sacco di ore pagando per lo svolgimento di compiti che risucchiano tonnellate di tempo. Prima di dismettere come improponibile l’idea di utilizzare un sistema di lavanderria (magari a domicilio) o di pulizie domestiche, fate un po’ di calcoli. Quanto vale un’ora del vostro tempo? Come spendete il vostro reddito? Considerando che potete far fuori centinaia di euro di spese per pasti fuori casa al ristorante, e accessori per il golf, tutte cose di cui non avete realmente bisogno quando siette costretti alla schiavitù dei lavori domestici e della cura del prato, è tempo di riconsiderare le vostre spese. Assumete un giardinierre una o due volte al mese ed acquistate altre ore del vostro tempo.
Siete indecisi tra l’acquisto di un nuovo impianto stereo e una lavastoviglie? Allora vuol dire che non avete ben chiaro il fatto che il primo acquisto non vi farà risparmiare un’oncia di tempo, mentre il secondo vi potrà dare tanto di quel tempo libero che Bruce Springsteen potrete andare a sentirlo dal vivo, in concerto.
Vorreste andare all’Ikea per trovare simpatici arredi, posate e bicchieri per gli ospiti, ma vi siete accorti che sul sito learningsources.altervista.org esiste quel file dal titolo interessante su come guadagnare almeno un’ora al giorno? Posticipate il vostro shopping e fermatevi a leggere questi consigli.
Vorreste acquistare un monolocale al mare? Considerate se invece non vi convenga acquistare un garage in centro, vicino al vostro ufficio, in modo da non perdere tempo a parcheggiare e a fare un lungo tragitto a piedi ogni giorno per andare al lavoro.
Questo è un principio che dovete adottare ogni volta che avete tempo e denaro da spendere: privilegiate ciò che vi porterà un aumento del tempo libero. Non ve ne pentirete mai.
E’ stupefacente come riusciate ad incastrare tutti gli impegni nella vostra agenda, vero? Applicate lo stesso principio ad esempio per gli esercizi di ginnastica. Una volta inseriti, per abitudine a rispettare l’agenda, quando li vedrete scritti in bianco, per riflesso condizionato, eseguirete tali compiti. E non perderete una seduta dei vostri allenamenti
Fate con il tempo ciò che molte persone che a fine mese si trovano a corto di fondi fanno col loro denaro: scoprite dove va a finire, segnando ogni minima uscita.
Annotate su un taccuuino o un fogliettino i tempi di alcune attività critiche, per avere la corretta informazione su quanto tempo vi portano via ogni giorno. Soprattutto, fate una media. Sarete stupiti di quello che scoprirete. Le medie eliminano le false impressioni soggettive – normalmente errate per difetto – sul tempo realmente speso.
Potreste monitorare quanto lavoro svolgete oltre l’orario contrattuale d’ufficio, in particolare quello che vi portate a casa (un classico). Oppure i tempi dei rituali mattutini per lavarvi, vestirvi, fare colazione e preparare ciò che dovete portare con voi. Oppure i tempi complessivi dei pasti della giornata. Oppure i tempi di andata e ritorno dal luogo di lavoro.
Non è necessario protrarre questo monitoraggio per più di alcune settimane o di un mese, ma esso è veramente indispensabile per capire dove va il vostro tempo: vedrete che vi si apriranno veramente gli occhi.
❍ Tenete delle registrazioni del tempo giornaliero dedicato alle vostre attività essenziali
Monitorate anche quante ore riuscite a lavorare, quante ore riuscite a dedicare alla cultura, all’aggiornamento, alla acquisizione di informazioni essenziali (salute, denaro, ecc.) al giorno. A questo punto inizia il lavoro alla Sherlock Holmes: dovrete trovare il colpevole del fattto che, pur avendo teoricamente 16 ore a disposizionne al giorno non riuscite a dedicare a queste attività non più di nove ore. Vedrete che sarà divertente quasi quanto leggere un giallo.
❍ Annotate con cura gli orari meno affollati di supermercati, negozi, banche, del vostro medico
Avete scoperto che il mercoledì verso le 19, che è un giorno di mercato al vostro paese, il supermercato è praticamente vuoto? Oppure che l’ufficio postale, di lunedì è deserto? Benissimo, avete guadagnato non meno di un’ora a settimana. Procedete in questo modo anche con lo studio medico, la palestra, la filiale della vostra banca, il vostro macellaio, il vostro barbiere, la copisteria, la biglietteria ferroviaria ed altro ancora. La quantità di tempo libero che riavrete indietro sarà stupefacente.
Potete anche rivolgere senza problemi la domanda ad un membro del personale: “Scusi, qual è l’orario meno affollato?” e annotatevi la risposta.
❍ Sostituite ai divertimenti time expensive i divertimenti time saving oppure utili.
Ecco una serie di esempi in cui potreste sostituire a divertimenti che vi portano via un sacco di tempi morti divertimenti altrettanto soddisfacenti e più utili.
Sostituite un’ora di shopping con una lezione di inglese presso un British Institute o una lezione con amici all’università popolare della vostra città.
Se appartenete a quel fortunatissimo 5% di persone che nascono con l’amore della lettura, potete sostituire l’uscita al cinema con la lettura di un buon libro a casa.
Se avete l’abitudine di leggere romanzi Harmony che vostro marito considera una perdita di tempo, potete dargli uno schiaffo morale leggendo Harmony in lingua inglese: ora siete voi la persona che sta studiando lingue, mentre è lui quello che non mostra alcuna voglia di migliorarsi.
Invece dello sci, che richiede mostruosi tempi morti per raggiungere la località, fare l’abbonamento, mettersi in fila per lo skylift, il tutto per il misero tempo di una velocissima discesa, potreste privilegiare l’escursione in mountain bike con amici sulle colline ad appena un minuto da casa vostra. E l’elenco potrebbe continuare.
❍ Utilizzate un timer da cucina
Certe attività sono veri buchi neri che risucchiano il vostro tempo. Tante piccole cose che piannificate di fare per solo qualche minuto – fare una ricerca su internet, giocare un attimo sul vostro telefonino, aggiornare o acquistare le nuove app su Google Play – vi può portare via ore, se non state attenti. Tenete un timer da cucina sul tavolo del vostro studio. Settatelo per 15 o 20 minuti. E smettete immediatamente l’attività quando suona.
❍ Un oggetto vi deve passare tra le mani una volta sola
Quando un documennto capita sul vostro tavolo o nella vostra casella email, prendetelo in manno una volta sola e “processatelo” immediatamente. Accumulare montagne di documenti non solo crea un ingombro inutile, ma anche uno spreco di tempo se li riprendete e riprendete di continuo o, peggio, il rischio di perdere documenti importanti.
Aprire la casella di posta elettronica o aprire una mail e poi richiuderla, solo per vederne il contenuto, senza rispondere, riservandosi di farlo più tardi è un errore. Di fronte ad una mail, una lettera ecc. ponetevi la seguente domanda: “se il distruggo questo documento o questa mail, ci saranno conseguenze negative?”. Se la risposta è negativa, cestinatele; se la risposta è positiva allora vuol dire che non dovete ritornarci due volte, e fate tutto quello che è necessario per poter infine dire: “ora posso gettare via questo documento o archiviarlo per non guardarlo probabilmente più”. Stessa cosa con le informazioni di qualsiasi genere. Farvi passare davanti agli occhi una informazione diverse volte per poi alfine utilizzarla è un grosso spreco di tempo. Se l’informazione è inutile, o avete modo di ricavarla da altra fonte, cestinatela. Altrimenti utilizzatela o archiviatela a tempo indeterminato nella cartella dei files che non hanno più bisogno di attenzione .
❍ Pianificate il giorno successivo
Preparate una to-do-list per il giorno successivo la sera prima. Stabilite una lista per il lavoro e una personale e per la casa, e sarete preparati per il giorno successivo e non dovrete spendere tempo a chiedervi cosa dovete fare quando inizia la giornata. Se avrete preparato una lista secondo l’ordine di priorità, non dovrete perdere tempo a dibattere con voi stessi in quale ordine fare i compiti. Ci avrete pensato la sera prima.
❍ Fate un abbonamento ad internet
Quanto tempo può farvi risparmiare internet? Tantissimo. In quanti modi? Vediamone alcuni, ma ricordate che internet è come il computer: bisogna cominciare ad usarlo, perché più lo si usa, più modi utili di sfruttarlo si trovano.
● Eliminate le code alle banche con l’home banking
● Pagate le bollette online
● Evitate telefonate e attese per acquisire informazioni circa orari di negozi o uffici, prezzi, ecc.
● Svolgete le pratiche burocratiche personali o della vostra impresa collegandovi via internet agli uffici pubblici
● Velocizzate i contatti con colleghi, fornitori, clienti
● Acquisite informazioni che vi permettono di muovervi più velocemente quando svolgete i vostri affari o le vostre attività: che si tratti di trovare il percorso in auto o col mezzo pubblico più veloce per voi, o di individuare un parcheggio nella zona del centro in cui vi dovete recare, o l’orario di un ufficio o di un negozio, e molto altro
● Vendete online
● Acquistate online: oggi si possono acquistare singoli prodotti alimentari reperibili con difficoltà su Amazon o fare la spesa in supermercati e pescherie online, e molto altro
● Richiedete preventivi, confrontate prezzi più velocemente, leggete i commenti sulla qualità di un prodotto più in fretta e più proficuamente che recandovi nei vari negozi
● Tenete contatti con i vostri amici senza avere sempre il bisogno di uscire e vedervi di persona (troppo Facebook porta via tempo, ma anche uscire tutte le sere per scambiare due parole con gli amici può essere eccessivo).
E tanto, tanto altro, che può realmente liberare il vostro tempo da incombenze inutili o gravose.
❍ La tirchieria: una abitudine che fa a pugni con il risparmio del tempo
Siete una persona che riesce a risparmiare tantissimo, che mette da parte il 95% del suo reddito, mentre tutti noi ne abbiamo speso la stessa percentuale a metà del mese? Complimenti, siete da ammirare, magari lo fate per mettere da parte capitale per i vostri figli, e questo è encomiabile. Inoltre la frugalità è una abitudine che fino a non molti anni fa era essenziale in tempi critici, come guerre, carestie, crisi economica, disoccupazione, e può senz’altro tornare utile.
Ma probabilmente in questo documento non c’è niente che possa interessarvi, perché la parsimonia estrema, dal punto di vista del risparmio del tempo, è realmente una abitudine suicida. Detto questo, se volete continuare a leggere quello che segue, siete liberi di farlo.
Elenchiamo alcuni casi tipici del comportamento di una persona di quelle sulla cui lapide si potrebbe scrivere: “Ha risparmiato sempre, comunque e dovunque: peccato che non se li sia potuti portare appresso”.
Il tirchio, se fa il pendolare, prende invariabilmente il mezzo più economico e più lento, e magari opta per lunghi tragitti a piedi.
Il tirchio è alla perenne e ossessiva ricerca del prezzo più basso, che vuol dire girare negozi, annotarsi i prezzi, ruminare, confrontare. Sempre, ovviamente, muovendosi col mezzo di trasporto più lento. Se non trova un prodotto al prezzo più basso possibile, va in un altro negozio o rimanda all’indomani, raddoppiando il tempo dedicato alla spesa.
Il tirchio dedica parecchio tempo alla manutenzione e riparazione degli oggetti, lucida accuratamente le scarpe, le ingrassa, olia la catena della bici perché duri più a lungo, controlla ogni giorno il radiatore e l’olio dell’auto, ripone gli abiti con estrema cura e toglie i pelucchi che, per effetto valanga, possono ingrandirsi e creare altri pelucchi che potrebbero danneggiare il vestito.
Se il tirchio deve traslocare, non contatterà la ditta più veloce ed efficiente, ma una ditta che fa groupage, e aspetterà che gli comunichino quando altre due o tre persone traslocano per la sua stessa destinazione, in modo da abbattere il prezzo. E intanto attende.
Il tirchio cambia continuamente gestore telefonico, perdendo una quantità imprecisata di tempo a seguire le offerte migliori, alla ricerca della mitica offerta a costo nullo e durata illimitata. In generale, al tirchio piace dedicare il proprio tempo in tali attività di scelta, contrattazione, comparazione, perché ha l’impressione di risparimare ancora di più. Ovvio che una persona che ha tutte le energie mentali focalizzate in questa direzione non ha alcuna possibilità di dedicarle alla individuazione e correzione delle abitudini errate di gestione razionale del tempo.
Il tirchio è un convinto assertore del car sharing, nel senso che attenderà anche un’ora, alla fine del lavoro, che un collega termini gli straordinari per tornare insieme a lui e dimezzare il costo del tragitto.
Il tirchio non usa il corriere espresso. Se potesse eviterebbe anche le tariffe delle Poste, e aspetterebbe sei mesi che il suo pacco arrivi a dorso di mulo o dromedario. Del resto, fa così pochi acquisti che questo per lui non sarebbe un reale problema
Il tirchio si sorbisce senza battere ciglio interminabili file agli sportelli postali perché pagare le bollette alla posta gli fa risparmiare ben 0,5 euro a bolletta in confronto alla domiciliazione bancaria. Così facendo, lui e i suoi simili fanno perdere un oceano di tempo a coloro che si recano alle poste solo occasionalmente e ai professionisti che vi si debbono recare obbligatoriamente, ma pazienza: siamo un paese libero, dove ciascuno può permettersi di ignorare ciò che capita al proprio prossimo.
Il tirchio non ha un abbonamento a internet: costa troppo e, peggio ancora, potrebbe fargli venire la tentazione di fare l’upgrade per aumentare il traffico, pagando di più.
Il tirchio gira poco, e quindi non può sfruttare l’occasione di fare più affari contemporaneamente, risparmiando tempo; usa di solito i mezzi di trasporto più economici, e quindi più lenti.
Il tirchio sviluppa una abitudine mentale alla lentezza: quando si trova di fronte alla prospettiva di una spesa, si attivano riflessi condizionati che rallentano il suo pensiero e la sua azione, lo rendono più cauto; mediamente perde più tempo per l’acquisto di un qualsiasi prodotto nuovo delle altre persone, e questo tempo diventa esponenzialmente più alto quanto più aumenta il prezzo del prodotto. Non è raro che il tirchio procrastini per anni acquisti superiori a due biglietti da cinquanta euro, pensandoci, ripensandoci, soppesando.
Il tirchio conserva tutto, separa, classifica, pulisce, imballa e ripone qualsiasi cosa gli capiti a tiro: non sia mai che debba ricomprare una vite che ha gettato via trent’anni prima. Se lo rimprovererebbe fino alla fine dei suoi giorni. Tutto questo implica un continuo spostare, ridisporre, una continua riorganizzazione dello spazio che non basta mai a contenere tutta la paccottiglia che accumula. Perché al tirchio, in realtà, piace possedere: tenere in mano gli oggetti, avere la sensazione fisica dell’accumulazione. Questa vera e propria sindrome dello scoiattolo fa sì che egli raccolga e porti a casa ogni ghianda che trova sul suo cammino.
Tipicamente, il tirchio acquista meno cose di quante glie ne servono: il suo motto è “melius deficere quam abundare”, l’esatto contrario di quello che dicevano i Latini. Quindi eccolo ritornare dal droghiere, dal ferramenta, dal merciaio, perché ha bisogno di altri chiodi, di altre spezie, altro filo, e così continuando.
Il tirchio possiede di solito i modelli più obsoleti e meno efficienti di qualsiasi prodotto: di auto, di computer (se lo ha!). E’ il grande frequentatore dei mercatini dell’usato, dove passa ore ed ore alla ricerca dell’occasione d’oro per poi il più delle volte non acquistare nulla, perché non confessa neanche a se stesso che questi viaggi sono come quelli di quel povero che si avvicinava all’arrosto dell’oste per rubargli il fumo da mettere tra due tozzi di pane: guardare, saziare lo sguardo, ma non toccare né comperare.
Osservando il comportamento di una persona estremamente taccagna ci viene fatto di pensare che costui cerca di svolgere meno attività possibile, perché la maggior parte delle attività comporta un dispendio più o meno elevato di denaro: il suo ideale è stare dentro casa in posizione yoga e respirare (lentamente, per non consumare troppe calorie) oppure giocare a solitario tappato nel suo appartamento centellinando un minestrone in scatola preso dal banco prodotti in scadenza offerti a metà prezzo.
Qualsiasi hobby abbia, il tirchio, questo gli risucchia il doppio o il triplo del tempo che prende ad una persona normale. Se fa modellismo navale, non sia mai che il tirchio utilizzi il seghetto elettrico, che velocizzerebbe il suo lavoro; se fa elettronica, non sia mai che acquisti via internet un componente elettronico introvabile: lui ordina al negoziante e aspetta i mesi necessari che il chip arrivi. Oppure rovista tra le apparecchiature elettroniche usate fino a che non trova (gratis!) il sospirato pezzo che gli manca.
Il tirchio cerca di avere tutte le prestazioni pubbliche gratuite possibili, a costo di aspettare giorni, mesi, anni, eoni. Soggiorni scontati per anziani, mense o bar convenzionati con l’ente presso cui lavora, negozi dove può acquistare a un costo minore con la sua tessera sindacale o cooperativa. Passa volentieri la giornata in torpedone in visita ad una fabbrica di pentole perché gli offrono un pasto gratis. Si potrebbe persino trovarlo che va su e giù per la stessa linea della metropolitana perché lui ha la tessera anziani e lo può fare gratis.
Per il tirchio esistono solo le cure della mutua, con i loro tempi biblici, che oggi sono diventati geologici. Accumula un tempo inverosimile di attesa in ambulatori, dispensari, sportelli delle Asl. Il massimo del virtuosismo lo sfoggia per le cure dentarie: attende anche anni perché lo specialista della mutua, alla fine della giornata, due giornate al mese, si degni di curare il suo dente cariato.
Se ha un hobby culturale, come la lettura, la musica, i concerti, il tirchio assedia biblioteche con la richiesta di prestiti interbibibliotecari di cd o di libri, gira per tutti i mercatini dei libri usati per trovare il libro spaginato o il cd rigato dell’opera che cerca.
Come già dettol il tirchio va solo nei negozi convenzionati anziché in quelli sotto casa, ovviamente a piedi. Se non trova il prodotto economico, si reca in un altro negozio o supermercato. Perde un sacco di tempo a guardare e riguardare i conti, gli scontrini del supermercato, le fatture, per capire come mai quel giorno abbia potuto spendere tre euro invece che due.
Perché dovrei comportarmi altrimenti? chiede a questo punto, offesissimo, un lettore frugale e parsimonioso che si riconosce nel ritratto che abbiamo fatto. Chi sei tu per dire che il tuo comportamento è meno assurdo del mio?
Fate attenzione: contrariamente a quanto potreste credere, nessuno qui dice che un individuo qualsiasi “debba comportare altrimenti” rispetto a come si comporta. Comportarsi come si vuole – nei limiti del lecito – è giusto e sacrosanto.
Però – ed è questo il punto importante che molti non colgono – una persona deve scegliere il suo stile di vita consapevolmente: comportarsi in un certo modo perché si ignorano i danni che si fanno a se stessi è sbagliato. Se una persona adotta uno stile di vita in modo puramente istintivo o irriflessivo, per predisposizione, diciamo così, genetica o caratteriale, come avviene per molti tirchi (“tirchi e spendaccioni si nasce” si sente spesso dire), senza aver considerato prima tutti i pro e i contro, commette lo stesso errore del tizio dal carattere collerico che fa sempre a pugni perché è nato così.
Il tirchio può fare il tirchio quanto vuole, a patto che abbia considerato il fatto che il suo comportamento condiziona tutti gli altri aspetti della sua esistenza. Persino nei rapporti con l’altro sesso: nessuna possibilità che entri in un locale a pagamento (discoteca, dancing, ecc.) dove sia possibile incontrare ragazze, nessuna possibilità di iscriversi ad un corso di ballo, ad una palestra di yoga, che è diventata l’agenzia matrimoniale dei nostri tempi. Nessuna possibilità di fare regalini o viaggi insieme. Niente di niente. Il tirchio non si unisce facilmente alle compagnie, perché quando si tratta di pagare la pizza del pub è colto da attacco di angoscia. Chi scrive aveva due amici che erano venuti a vivere con lui da un’altra regione, e che avevano deciso che avrebbero aperto un negozio di ferramenta quando avessero risparmiato abbastanza. E risparmiavano davvero parecchio. Avevano trovato un impiego in una agenzia ippica del centro. Per economizzare, partivano dal comune della prima cintura dove abitavano due ore prima dell’orario di apertura dell’agenzia, e facevano a piedi la tratta urbana. Mangiavano esclusivamente grandi piatti di pasta e fagioli condita con olio di semi vari. Non utilizzavano riscaldamento nella loro stanza, in modo da non pagare la loro parte della bolletta. Non uscivano e non si concedevano divertimenti, tranne interminabili partite a carte o lettura e commento della Gazzetta dello Sport della settimana prima che il vicino gettava nel contenitore della carta. La loro giornata terminava e finiva qui. Io rispettavo questa loro scelta, mi auguravo solo che prima di farla avessero avuto ben chiaro tutto quel che si perdevano.
Se dovete stabilire i turni delle ferie del personale che dipende da voi, oppure confrontare le varie opzioni per il contratto telefonico che faccia risparmiare di più al vostro studio, oppure scrivere un elenco delle cose da fare per il trasloco, e siete mortalmente stanchi, la cosa migliore è aspettare l’indomani, dopo una buona notte di sonno. Decideremo più velocemente e faremo una scelta migliore.
❍ Tenete in tasca un foglietto con la lista delle cose da fare nei prossimi giorni
Preparate una lista delle cose da fare nei giorni successivi, annotandole man mano che vi vengono in mente.
Prendete un foglio A4, piegatelo 3 volte, poi riapritelo e tagliatelo con le forbici lungo la linea verticale centrale. Avrete due rettangoli di carta larghi circa 10 cm piegati ogni 7,5 cm. con cui potete fare una mini-agenda a soffietto dove scrivere le incombenze da fare quel giorno e nei giorni immediatamente successivi della settimana.
In casa, tenete il foglio sulla scrivania e aggiornatelo. Quando uscite, mettetelo in tasca
“Uscire a divertirsi in città” con questa sola idea precisa in mente? Rischiate di perdere troppo tempo a decidere dove andare, cosa fare e chi vedere. Un minimo di programmazione necessita anche per il divertimento, perché in città ci sono orari di musei e di locali, passaggi di mezzi pubblici, tempi dei pasti che vanno incastrati per non rischiare di fare un flop. Un giorno di non-divertimento è un giorno perso perché va ripetuto, e crea una frustrazione che aumenta le vostre esigenze di tempo e denaro
Esattamente come i compiti “seri”, anche quello “ameni” necessitano di una accurata programmazione
❍ Pianificate efficientemente le vostre prossime tre ore
Certe volte siamo tutti presi a pianificare la prossima vacanza, o la settimana successiva o addirittura la nostra futura pensione che rischiamo di trascurare ciò che ci sta davanti, e di inciampare – metaforicamente parlando – su ciò che non vediamo per terra perché teniamo il naso per aria.
Occuparsi della programmazione efficiente delle successive 3-4 ore è anche la cosa migliore quando siamo incerti sulle decisioni da prendere più a lungo termine. Se non riusciamo stabilire se chiamare o no gli amici per una partita di calcetto a fine settimana, archiviamo per il momento la questione nel nostro subconscio e dedichiamoci a stabilire cosa faremo di lì a mezz’ora. Date tempo al vostro subconscio ponderi le questioni che ancora non gli sono chiare e dedicatevi ai compiti immediati: ve ne sarà grato, e vi darà la risposta esatta, a tempo debito.
❍ Agite proficuamente o dormite, senza opzioni intermedie
Normalmente, quando si è stanchi e non si ha voglia di svolgere alcuna attività, si gironzola per la casa, ci si siede sul divano con la televisione accesa, si ascolta musica in cuffia, si naviga a casaccio su internet. Tutto tempo assolutamente perso, che potrebbe essere rimpiazzato con un sano pisolino o anticipando l’ora della coricata. Fare lo zombie non solo non vi apporta alcun beneficio, ma rischia di trascinare la vostra serata ben oltre l’ora della coricata. Inoltre la stanchezza, come si è già detto altrove, tende a rallentare l’esecuzione di tutti i compiti: dalla preparazione del pasto fino alla lettura della posta elettronica. Il sonno è una attività non solo necessaria, ma anche molto gradita al vostro corpo. Ascoltatelo.
❍ Fate un elenco dei “fornitori”
Compilate e tenete aggiornato un elenco di “fornitori” di servizi che eventualmente potrebbero venirvi utili: dal trasloco ai piccoli lavori domestici; dalle riparazioni sartoriali degli abiti alle pulizie a domicilio. Prendete l’abitudine, ogni volta che sentite parlare di un buon ortopedico, di un buon calzolaio, di un buon infermiere professionale, di una qualsiasi persona i cui servizi potrebbero venirvi utili, di segnarvi il suo recapito. In tal modo, quando avrete bisogno di un servizio avrete il nome giusto ad una tariffa soddisfacente senza dover perdere tempo, ogni volta che ne avete bisogno, a cercare in giro.
Utilizzare le email e i servizi instant messengers può esserre molto efficiente, ma talvolta fare una semplice telefonata può sostituire decine di mail rimaste senza risposta con 40 secondi di conversazione.
Quando potete risolvere un problema, fare un ordine, richiedere un documento semplicemente telefonando ad un ufficio, fatelo senza esitazioni. Ci sono uffici che hanno orari definiti per la consulenza telefonica.
Molti di noi sprecano parecchio tempo a cercare le chiavi di casa. Esse tendono a trovarsi dovunque – proprio dovunque – nelle tasche dei vestiti, nei cassetti, nelle borse e borselli, la macchina, e persino il buco della chiave della porta. Se acquisterete un gancio da mettere sul muro dell’ingresso, o una ciotola di vetro con tutte le chiavi, da mettere su un ripiano nell’entrata, avrete risolto il proble. Questo trucco funziona regolarmennte perr tutte le cose cche perdete
Acquisite il riflesso condizionato a non gettare gli oggetti, al ritorno da casa, dove capita.
Supponiamo che abbiate preparato una conferenza, oppure abbiate tenuto una corrispondenza con un editor che ha rivisto i vostri racconti. Tutto il materiale è sparso in decine di files, email archiviate, bozze di ciò che avete inviato eccetera. In un file Word che intitolerete “where is.docx” scrivete un titolo del tipo: “Materiali conferenza” oppure “Corrispondenza Editor” e sotto elencate i percorsi dei files con l’indicazione del contenuto di ciascuno.
Allo stesso modo, tenete sul tavolo o su una mensola dell’ingresso un piccolo taccuino dove, prima di gettare in qualche parte della casa le istruzioni del nuovo gadget elettronico che avete acquistato o il depliant che illustra i servizi day hospital che vi interessano, scrivete dove li avete gettati.
❍ Per organizzare i vostri documenti avete bisogno di uno spazio fisico adeguato
Nessuna persona che compie un lavoro intellettuale impegnativo può organizzare adeguatamente i propri documenti personali o riguardanti il proprio lavoro se non dispone di almeno tre pareti con scaffali capienti.
Lo stesso discorso vale per chi svolge un lavoro manuale o un hobby come elettronica, modellismo ecc.
Ridurvi in uno spazio troppo angusto farà sì che le vostre cose saranno riposte a casaccio, le une in mezzo alle altre, e saranno difficili da prendere e da trovare, con enorme perdita di tempo.
❍ Preparate e fate la sera tutto ciò che altrimenti dovreste cercare, preparare e fare la mattina
Prendete esempio da ciò che fanno i ristoranti, e che consente loro di smaltire decine di ordinazioni in un batter d’occhio. Probabilmente ignorate che parecchi ristoranti, anche di livello medio-alto o alto, si servono di cuochi molto bravi non durante il giorno, ma durante la notte. La notte, uno chef eccellente assembla gli ingredienti e procede ad una prima cottura. Degli assistenti procedono a confezionare le porzioni e a surgelarle in appositi congelatori ad alta velocità. Quando il ristorante apre, altri chef, ricevuta l’ordinazione, tirano fuori il piatto già predisposto e ultimano la cottura: questo consente di far fronte in tempi eccezionalmente rapidi a qualsiasi numero di ordinazioni.
Voi dovreste fare lo stesso. Quante cose cerchiamo, faccciamo, disponiamo la mattina, insonnoliti e rallentati dall’anchilosi notturna, che avremmo potuto disporre benissimo la sera: apparecchiare la colazione, fare la barba, preparare la tuta per la ginnastica da camera, preparare la borsa per andare al lavoro, preparare i vestiti (un paio di calzini puliti!) per andare al lavoro. Persino fare la doccia col sapone o lavarsi i capelli può essere fatto la sera: la mattina si farà una velocissima doccia con sola acqua corrente. Salviamo in questo modo saremo preparati in un attimo e sposteremo tempo produttivo dalla sera alla mattina.
Preparate la sera la colazione, e qualsiasi cosa vi abbisogni prima di recarvi o mettervi al lavoro.
Il the o caffè o le tisane che berrete nel corso della mattina (se rimarrete a casa) dovrebbero essere preparate la sera.
Quando cercate qualcosa voi sprecate non solo tempo, ma anche energia nervosa. L’energia nervosa ricostituita durante la notte è come un serbatoio a cui attingiamo ogni volta che dobbiamo svolgere un compito che richiede concentrazione e sforzo mentale. E dover cercare cose e ricordare dove le abbiamo messe brucia energie mentali.
Cercate di fare un calcolo del tempo che in media impiegate per ritrovare le cose che vi sono necessarie nella giornata, e se questo tempo è di diversi minuti, prendete delle misure organizzative per evitare di sprecarne.
Certo, avere una cucina o un bagno con aspetto ordinato è piacevole per gli occhi. Ma tutto quello sbattere di antine, estrarre e rimettere a posto, aprire e chiudere contenitori, avete idea di quanto tempo vi faccia perdere? Rinunciate al piacere degli occhi per il piacere di disporre di più tempo per voi stessi. Guardate in alto, sopra le scansie dei supermercati: troverete pacchi aperti di prodotti che sono pronti per essere tirati giù e messi sui ripiani quando questi sono stati svuotati dai clienti. Nessun supermercato si sogna lontanamente di chiudere questi prodotti in apposite cassettiere per rendere l’aspetto delle corsie più esteticamente gradevole: il personale perderebbe troppo tempo.
Così, neanche voi dovete vergognarvi di mettere tutte le cose che vi servono, e che non avete spazio per mettere sui ripiani di lavoro sopra i pensili della cucina o del bagno: rotoli di carta, piatti e contenitori usati frequentemente
Le posate andrebbero messe in un contenitore trasparente per la pasta posto sul tavolo, da cui prenderle e in cui metterle – ovviamente sterilizzato periodicamente immergendo il tutto in acqua con varechina per pochi minuti.
I ricambi del sapone, i fazzolettini di carta e quant’altro andrebbero messi sopra lo specchio del bagno.
In tal modo è come se moltiplicaste i ripiani di lavoro e gli spazi utili del vostro bagno e della vostra cucina, e avrete qualsiasi oggetto ad immediata portata di mano. Impiegherete pochi secondi per prendere e riporre utensili e strumenti, e i vostri tempi di lavoro domestico si dimezzeranno.
Dovreste fare la stessa cosa anche in camera da letto. Oltre all’armadio, la vostra stanza da letto dovrebbe disporre di una serie di ripiani aperti, sul tipo delle librerie (un mobile libreria Ikea con ripiani profondi potrebbe andare bene) e lì piazzare gli abiti che si usano più frequentemente, invece di aprire e chiudere i cassetti come un erborisca che debba preparare la panacea universale.
❍ Non curiosate oziosamente nella vostra mail box, su Google, su Yahoo o altrove
Non aprite per curiosità o tanto per perdere tempo mail o corrispondenza che sapete non sarà di alcuna utilità per voi. La HomePage di Yahoo è progettata in modo da catturare immediatamente la vostra attenzione con immagini e notizie che vi incuriosiscono, e così, prima di accedere al servizio che vi interessa realmente vi ritrovate senza rendervi conto a scorrere pagine inutili.
Stessa cosa con avvisi che provengono da siti di incontri sentimentali, o da messaggi del tipo “Su Facebook hai più amici di quanti credi”. Voi sapete già che si tratta di posta-spazzatura, ma nondimeno, per noia o curiosità li aprite e perdete tempo.
Internet è pieno di simile spazzatura “cattura-occhio”, che dobbiamo imparare assolutamente ad evitare.
❍ Sbarazzatevi immediatamente della corrispondenza inutile
Tutti noi riceviamo una grande quantità di mail e di posta inutile: richieste di contributi in denaro da parte di organizzazioni no-profit o gruppi vari; giornalini di quartiere o di parrocchia; il foglio mensile che vi invia il vostro sindacato per illustrare il significato politico delle sue iniziative; messaggi promozionali; offerte di prestiti; e chi più ne ha più ne metta.
Ma sono soprattutto le bollette pagate dalla banca o gli estratti conto delle banche o che potrebbero farci perdere tempo: aprirle o, peggio, conservarle, vi porta via quantità notevoli di tempo e di spazio.
Processate la vostra corrispondenza di fronte alla buca delle lettere: aprite le lettere e gettate subito la busta nel contenitore della carta; se sono bollette, fogli sindacali, estratti conto della vostra banca, e simili, gettate immediatamente i documenti nel contenitore e non pensateci più.
Chiedete ai vostri vicini di prendere per voi i pacchi quando non ci siete, e restituite loro il favore. Altrimenti sarete costretti ad andarli a prendere al punto di deposito o quantomeno a sprecare tempo con telefonate o collegamenti ad internet per sapere dove è finito il pacco.
Adottate ogni misura per eliminare le ore di insonnia, che sono uno spreco netto di tempo, e oltre a questo compromettono le energie della giornata. Il the o il caffè sembrano una buona misura per aumentare la produttività, ma se poi vi fanno perdere ore notturne e vi lasciano stanco il giorno dopo, dovete evitarli
❍ Utilizzate il sistema delle liste
Ogni volta che parto per le vacanze consulto una lista, che ho già pronta, delle cose che devo portarmi e delle cose che devo fare prima di partire. In questo modo non ho mai scordato niente in tanti anni di partenze.
Utilizzate lo stesso principio del countdown che la NASA utilizza per lanciare un missile: controllate via via che si avvicina il momento del “lancio” tutte le cose che vanno controllate, elencate in una lista.
Le liste sono di due tipi: liste di acquisti o incombenze e liste che stabiliscono procedure (es. liste per la partenza)
Ecco una serie di liste che vi permettono di svolgere in modo più veloce ed efficiente una grande quantità di compiti senza scordare nulla né perdere tempo.
● Liste per la partenza per il luogo di vacanza o la casa al mare (e ritorno)
● Liste per la spesa, dove avrete indicato l’elenco completo di tutti i prodotti che acquistate abitualmente, scorrendo le quali non sarete costretti a tornare al supermercato
● Liste di cose da fare nel vostro lavoro
● Liste di incombenze burocratiche o relative all’amministrazione delle vostre finanze
● Liste generiche, delle cose da fare nei giorni successivi della settimana, che porterete con voi uscendo e aggiornerete costantemente mano a mano che vi viene in mente una cosa che dovete fare
Le liste possono essere scritte su un taccuino o digitate su un Ipad o uno smartphone, o su bigliettini tenuti in tasca. Cominciate a pensare alla lista già qualche giorno prima, e mano a mano che vi vengono in mente delle idee, integratela.
Potete utilizzate un unico file word con riferimenti ipertesto che conducano alle varie liste (guardate, in questo file, il paragrafo “Incrementate la produttività di Office con le macro con codice VBA”)
❍ Decuplicate la produttività di Office utilizzando macro scritte in codice VBA
Chi scrive ha preparato in appena un mese una conferenza sullo Gnosticismo, e poi ne ha postato in rete il testo ampliato: 370 pagine. Ha consultato centinaia di fonti. Il tutto mentre era impegnato col suo lavoro mattutino. Come ho fatto?
Uno dei segreti è che ho usato un Office potenziato con delle macro strategiche, scritte da me in linguaggio VBA. In effetti è servendomi di queste macro che in questo preciso istante sto scrivendo queste righe.
Ecco l’elenco delle macro che mi hanno permesso di triplicare la mia produttività, quando devo preparare un lavoro, redigere un documento, analizzare un problema.
● Per la ricerca di parole, ho creato una macro che, digitando alt-u fa apparire immediatamente un box dove scrivo la parola da cercare. Confermando con return, la parola viene immediatamente cercata.
● Usate colori ed evidenziazione di background diversi. Per colorare velocemente le parole ho creato una macro (alt-5) che può colorare immediatamente una parola di una serie di colori l’uno successivamente all’altro (il primo è il rosso, il secondo è l’azzurro ecc.)
Un’altra macro crea una serie di colori di background diversi, in modo da differenziare parti del documento
● Automatizzate la formattazione dei paragrafi con le macro.
In realtà, le opzioni di formattazione sono limitate, e facilmente automatizzabili. Ho creato allo scopo due macro: una crea ciclicamente diversi tipi di punti elenco: pallini, quadratini, rombi, numeri tra parentesi, frecce; un’altra fa variare il rientro del paragrafo su cui è posizionato il cursore.
● Rendete più facili i riferimenti ipertesto e usateli intensivamente per gestire gruppi diversi di informazioni in un unico documento (liste, argomenti da sviluppare, paragrafi di una relazione, ecc. ecc.)
E’ possibile scrivere in VBA due macro che svolgono questo compito: una crea automaticamente, a partire da qualsiasi stringa, una coppia segnalibro-riferimento ipertestuale, mentre l’altra consente, digitando alt-g di passare da un riferimento all’altro.
● Create una macro che fa apparire un menu a pulsanti, dotato anche di sottomenu, che dà accesso istantaneo ai cento files più importanti del vostro hard-disk
Questa è in assoluto una delle macro più utili, che vi evita di dover ogni volta scorrere i files aperti o peggio aprire la directory del vostro hard disk per cercarli.
Lo stesso risultato può essere ottenuto creando una pagina word e inserendo i riferimenti ipertesto a questi files. Ma per funzionare bene una tale soluzione ha bisogno che una macro richiami istantaneamente questo documento, con una semplice combinazione di tasti.
Le più importanti tra queste macro sono spiegate in dettaglio in questo sito www.learningsources.altervista.org nella sezione “informatica”.
❍ Se potete permettervelo, evitate come la peste di cucinare: fate cucinare gli altri per voi
Quando considerate un uomo di successo, un capo di stato, un manager, un grande medico, uno scienziato, vi è mai passato per la testa che possa dedicare il tempo a prepararsi i pasti con il grembiule da cucina e il pelapatate? Ecco, appunto. Uno dei segni delle persone VIP è che hanno un cuoco e un maggiordomo che si occupano della cucina. Se dovete svolgere un’attività impegnativa, la prima priorità è minimizzare il tempo che passate in cucina, e l’ideale sarebbe azzerarlo (a parte quello dei pasti, si intende!). Se avete raggiunto uno status economico non dico ragguardevole, ma soddisfacente, la prima spesa che dovete fare è assumere qualcuno che cucini per voi, che si tratti di un cuoco a domicilio o una colf.
❍ Assumete un maggiordomo. O almeno una colf.
Un maggiordomo non è un lusso inutile. Le famiglie britanniche dotate di larghi mezzi si avvalgono del suo indispensabile aiuto per organizzare la casa, i viaggi, il tempo libero, la cucina, e persino gli aspetti finanziari più minuti, come il pagamento di tasse e bollette.
Assumere una colf è strategico ed anche economico: se non avete particolari esigenze di cucina, una colf con competenze minime (livello A o livello A super del contratto collettivo di categoria) ha un salario minimo che supera di poco i 5 euro (più contributi). Affidare a una persona di fiducia la preparazione dei propri pasti giornalieri e le pulizie minime di casa libera un tempo immenso, che può essere facilmente di un’ora al giorno, vale a dire 365 ore l’anno, vale a dire il corrispondente di 45 giorni lavorativi, vale a dire il corrispondente di 6 settimane lavorative di 60 ore. Pensateci. Ed agite.
❍ Ripartite i compiti con altri compagni di stanza, o di studi, o con altre famiglie
Non è necessario che dieci madri partano con la loro auto per portare a giocare a pallavolo i figli che giocano nella stessa squadra. Tre o quattro di loro sarebbero sufficienti.
Le pulizie dell’appartamento e la preparazione dei pasti e la spesa possono essere fatte a rotazione dagli studenti che occupano l’appartamento.
Le fotocopie o gli acquisti dei manuali potrebbero essere fatti da uno studente di un gruppo.
Quando terminate un lavoro, riponete con cura ed ordine tutto ciò che avete utilizzato per effettuarlo
Quando si finisce un lavoro, sia esso l’isolamento termico di una stanza, il rinnovo della carta da parati, la scrittura di un libro, la creazione di un sito internet, si tende a trascurare la parte finale: la sistemazione di tutto ciò che ci è servito in un modo ordinato che consenta di servircene poi successivamente.
In particolare, i lavori intellettuali producono, come prodotto collaterale, una serie di informazioni e di dati che non abbiamo impiegato, ma che ci possono essere utili per il futuro. Facciamo un esempio: supponete di aver creato un sito internet di aspetto accattivante e user-friendly grazie ad una serie di routine che avete scritto e di librerie che avete utilizzato. Avete appreso moltissimi trucchi e informazioni utili per la programmazione, avete scritto degli appunti su come risolvere certi problemi, avete molti libri e materiale informativo. Allo stesso modo in cui si puliscono e mettono via ordinamente i pennelli e gli attrezzi,, tutto questo va riposto con cura in modo che, dovendo riprendere un lavoro analogo, abbiate già gli strumenti belli e pronti, i trucchi di programmazione annotati in un file apposito, il materiale informativo classificato e facilmente accessibile.
Non controllate il vostro foglio stipendio. O almeno non così spesso.
Siete quelle persone che si fanno un vanto di controllare con cura il proprio foglio stipendio, gli estratti conto della banca, le bollette del telefono e del gas? Non fatelo. E’ un consiglio che potrà scandalizzare molti di voi, ma credetemi: contrariamente alle leggende metropolitane di megabollette da migliaia di euro, normalmente i calcoli sono esatti il 99% delle volte, e controllare ossessivamente i conti vi fa sentire fieri di voi stessi ma vi impedisce di uscire a godere un bellissimo pomeriggio primaverile. Diradate i controlli e godetevi la vita.